Als je hebt besloten om software te implementeren sta je voor een flinke klus. Het dagelijkse werk gaat door en medewerkers zullen tijd nodig hebben om aan het project te werken. Dat is dubbelop en laten we eerlijk zijn, welk MKB bedrijf heeft personele capaciteit over?
Ieder project start met het definiëren van de drie elementen waarop projecten worden gestuurd; de scope, de tijd en het budget. Een goede voorbereiding en juiste afstemming tussen deze variabelen zijn belangrijk om het project beheersbaar te maken.
Scope
De scopedefinitie is de afgeleide van de eerder aan potentiële leveranciers verstuurde uitvraag. Daarin zijn de gewenste werkprocessen beschreven welke de software in de ideale situatie gaat ondersteunen. En ja, in gesprekken met softwareleveranciers zullen her en der concessies nodig zijn om de match te maken tussen de gewenste manier van werken en de standaard functionaliteiten van de software.
Wanneer er in een project sprake is van verschillende applicaties die met elkaar koppelen of er maatwerk ontwikkeld dient te worden, is het wenselijk om voor opdracht helderheid te hebben over de functionele en technische invulling daarvan. De praktijk leert dat de technische complexiteit en samenwerking tussen verschillende partijen een zeker risico vormen voor het behalen van projectdoelstellingen.
Tijd
De doorlooptijd is een reële inschatting van de hoeveelheid werk in relatie tot beschikbare capaciteit.
Let op; interne inspanningen kunnen worden berekend vanuit de standaard verhouding 1:3, wat betekent dat 1 dag van een softwareleverancier staat tegenover 3 interne dagen. Dus als de leverancier 200 dagen afgeeft, is de intern benodigde inzet voor het project 600 dagen.
Pas op voor een bekende valkuil! Als de leverancier werkelijk 50 dagen meer nodig blijkt te hebben om de afgesproken scope te realiseren, heb je intern 150 dagen meer nodig. Wie draagt er op dat moment verantwoordelijkheid? Realisme voor de start van een project vinden we bij Digital Motions daarom heel belangrijk.
Wanneer er sprake is van grotere projecten adviseren wij om te werken met meerdere milestones. De projectmanager kan op basis van deze milestones de activiteiten plannen. Hierdoor blijft het project overzichtelijk.
Budget
Het budget wordt opgebouwd uit alle posten die nodig zijn om het project succesvol af te ronden. Daar waar de bouwtekening van een huis vooraf tot in detail is uitgewerkt, geldt dat niet voor de scope in softwareprojecten. Er zijn te maken afwegingen en variabelen die gedurende het project impact hebben. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden bij het vaststellen van het budget.
De rol van projectmanager
Het is de kunst voor een projectmanager om de interne planning goed af te stemmen op de planning van leveranciers. Deze zullen op elkaar inhaken en door periodiek overleg bewaken de verschillende partijen de voortgang.
Tijdens het project zijn de drie variabelen van invloed op elkaar. Wanneer de scope wijzigt, zal er extra budget nodig zijn. Wanneer er onvoldoende tijd wordt besteed aan de geplande activiteiten heeft dit impact op de doorlooptijd. Een projectmanager is continu bezig om in het belang van de opdrachtgever de balans tussen de projectvariabelen te bewaken, rekening houdend met alle betrokkenen in het project.
Ervaring leert dat de volgende zaken belangrijk zijn voor succesvolle implementaties:
- Een goed intern projectteam met betrokkenheid vanuit directie
- Voldoende interne capaciteit van eigen medewerkers of aangevuld met tijdelijke capaciteit
- Realistische afspraken met de leveranciers wat betreft inspanningen, doorlooptijd en kosten
- Een goed uitgewerkt intern plan van aanpak waar de planning van derde partijen op aanhaakt
- Voldoende aandacht voor de verandering en interne communicatie om medewerkers mee te nemen
- Een realistisch budget met kaders om tot in bepaalde mate flexibel keuzes te kunnen maken gedurende het project
Met een goed plan van aanpak en verschillende milestones kan het project van start. Door periodiek overleg van de projectgroep en stuurgroep blijft het project beheersbaar en kan je bijsturen waar nodig.
Ervaring leert; vertrouw het proces en doorloop stap voor stap het project!
Digital Motions helpt MKB bedrijven om met een goede projectaanpak regie te houden over digitale veranderingen. Wanneer je vragen hebt of eens wil sparren kan je ons bellen op +31850601414.