Sinds jaar en dag voorziet familie van der Westen klanten van heerlijke brood en banket producten. Waar de bakkerij in 1950 begon door broden langs de deuren te verkopen, is het familiebedrijf met een geheel eigen visie op bakkerijproducten uitgegroeid tot een van de grootste biologische bakkerijen van de Benelux met een breed assortiment brood en banket.
Waarborging kwaliteit
Met steeds nieuwe productinnovaties speelt Bakkerij van der Westen in op de consument van vandaag. Uitgangspunt bij elk nieuw product is het hoge kwaliteitsniveau, waar de organisatie om bekend staat. Maar hoe waarborg je dit bij een toenemend aantal producten verdeeld over verschillende bakkerijen en productielocaties? Hoe zorg je er voor dat elk product aan dezelfde hoge standaarden voldoet? En dat brondata met betrekking tot recepturen, kwaliteit, productieproces, verkoop etc. ten alle tijden beschikbaar is?
Om dit goed te embedden in de steeds groter worden organisatie stapte Bakkerij van der Westen 3 jaar geleden over op het ERP platform Microsoft Dynamics NAV.
“De implementatie van het ERP systeem voor de biologische tak van het bedrijf liep niet helemaal naar wens”, aldus Annemieke den Besten, applicatiebeheerder bij bakkerij van der Westen. “In de praktijk bleek het lastig om alle informatie verspreid over verschillende documenten, programma’s en mensen te verzamelen en vast te leggen. Ook worden nog lang niet alle functionaliteiten van Navision goed gebruikt. Dit kan beter.”
Via een oud collega kwam Annemieke eind vorig jaar in contact met Mark en Thijs van Digital Motions, die op dat moment nog druk bezig waren om hun nieuwe bedrijf operationeel te krijgen. “Ondanks dat beiden nog werkzaam waren bij hun oud werkgevers waren zij bereid om ons bij deze uitdaging te helpen!”
Randy van der Westen: “De klik en het vertrouwen in Mark en Thijs maken het erg fijn om met elkaar te schakelen.”
Mark van der Meijden, medeoprichter van Digital Motions: “We hebben Bakkerij Ad van der Westen geholpen om de werkstroom voor het verzamelen van alle brondata te automatiseren. Hierbij hebben we gebruik gemaakt van het Microsoft platform, waar de organisatie al toegang toe had.
Allereerst hebben we een inventarisatie gemaakt van de verschillende processtappen. Welke informatie moet worden opgehaald en waar in de organisatie? Op basis hiervan hebben we samen met Annemieke een sjabloon ontwikkeld dat geautomatiseerd door de organisatie wordt begeleid door middel van Microsoft Power Automate.
Dit werkt als volgt; een team of persoon krijgt een melding dat hij/zij een onderdeel van het brondocument voor een bepaald product moet invullen, bijvoorbeeld de voedingswaardes. Wanneer dit is gebeurd, druk hij op verzenden. Het brondocument wordt vervolgens automatisch doorgezet naar de volgende schakel in het proces, die op zijn beurt informatie toevoegt. Wanneer een document te lang bij een bepaald team blijft hangen wordt er automatisch een notificatie verstuurd met het verzoek om de informatie alsnog aan te vullen. Via Microsoft Power BI is daarnaast een dashboard ingericht waarin Annemieke kan zien welke bronbestanden zijn afgerond en waar in het proces andere bronbestanden zitten of blijven hangen. Wanneer alle bronbestanden compleet zijn kan Annemieke de data samenvoegen tot één importbestand en deze via een query inladen in NAV.”
Annemieke: “Automatisering heeft ons geholpen om mensen qua cultuur meedenkend te krijgen.”
Annemieke: “Mark heeft goed aangevoeld wat voor ons nodig was om het project zo soepel mogelijk te laten verlopen. Door te werken volgens de Agile aanpak, waarbij het proces steeds verder werd aangescherpt in verschillende iteraties waren we in staat om het sjabloon snel operationeel te krijgen en te testen. Inmiddels hebben we voor zo’n 100 producten de complete bronbestanden verzameld.
Waar we het sjabloon nu gebruiken om het ERP voor onze glutenvrije bakkerij te vullen, zullen we het in de toekomst ook gaan gebruiken om het ERP van de biologische bakkerij verder aan te vullen en deze te onderhouden. Bijvoorbeeld wanneer wijzigingen in de recepturen van producten plaatsvinden.
Daarnaast zien we volop mogelijkheden om het ERP breder te gaan gebruiken. Waar we er nu vooral informatie in stoppen, willen we ook processen ontwikkelen om er informatie uit te halen, bijvoorbeeld op het gebied van productieoverzichten, verkoopprognoses, recepten etc. Daarover zijn we momenteel met Mark in gesprek. Onze samenwerking zal dan ook niet stoppen na dit project!”
“Bij Thijs en Mark hebben wij een goede partner gevonden, ook met het oog op de toekomst!”
Contact
Wil je net als Bakkerij van der Westen aan de slag met het automatiseren van uw bedrijfsprocessen en heb je hier hulp bij nodig? Wij komen graag vrijblijvend een kop koffie drinken.
We denken met je mee en helpen om relevant te blijven in deze digitale wereld! Neem contact met ons op via 085 06 014 14 of stuur een mail naar stayrelevant@digitalmotions.nl.