ERP | WMS | CAD/CAM | Shopfloor | PLM | Calculatie | Planning | CRM | PIM | Webshop
E-commerce software | Integratie platform
Bij het selecteren van nieuwe software voor je bedrijf ga je niet over één nacht ijs. Het zijn ingrijpende beslissingen die zorgen voor een flinke verandering in het bedrijf. Wij adviseren om een selectieproces zorgvuldig aan te pakken om aan het einde van de rit niet voor onverwachte tegenvallers te komen.
1. Bepaal wat je wil bereiken
Het invoeren van nieuwe software mag nooit een doel op zich zijn. Probeer zo concreet mogelijk te benoemen wat de nieuwe software moet opleveren. Wij adviseren om dit de verantwoordelijke medewerkers voor zijn of haar afdeling te laten doen. Hiermee creëer je betrokkenheid en weet iedereen waar de komende periode aan wordt gewerkt.
Grote veranderingen binnen bedrijven kunnen niet worden gedragen door één persoon. Het is heel belangrijk om intern een team samen te stellen van mensen die betrokken zijn bij het maken van keuzes én bij de implementatie. Hou er rekening mee dat dit tijd kost naast de dagelijkse werkzaamheden.
Advies: laat niet alleen managers deelnemen, maar neem ook medewerkers van afdelingen op in het team. Bij voorkeur medewerkers die affiniteit hebben met technologie.
2. Breng de huidige manier van werken in kaart
Het vertrekpunt bij het selecteren van nieuwe software is het bepalen hoe er in de nieuwe situatie wordt gewerkt. De software zal die werkwijze moeten ondersteunen. Om tot die werkwijze te komen start je met het bespreken van de huidige manier van werken. Wij adviseren om end-to-end processen met medewerkers te bespreken. Bijvoorbeeld processen als ‘van aanvraag tot offerte’ of ‘van order tot betaling’. Daar zijn van begin tot eind meerdere collega’s bij betrokken.
Door iedereen aan tafel te hebben en het proces stap voor stap te bespreken wordt de manier van werken inzichtelijk en zien we begrip tussen afdelingen. Probeer kritisch te zijn op de huidige manier van werken. Wat gaat goed, maar vooral ook wat kan er beter?
3. Bepaal met het team de gewenste situatie
Door bottlenecks en verbeterpunten te benoemen kan je toewerken naar de ideale situatie. Je kan hierbij methoden als Value Stream Mapping en Desing Thinking gebruiken. Methoden waarin je met een team op een creatieve manier werkt aan het inzichtelijk maken van de ideale situatie.
Het buiten kaders denken kan je bevorderen door medewerkers van verschillende afdelingen en generaties in dit proces te betrekken. Heb je te veel medewerkers met een lange historie in het bedrijf, overweeg dan de inzet van een externe die in staat is om een spiegel voor te houden.
4. Schrijf een goede uitvraag
In een goede uitvraag is de ideale werkwijze beschreven met jullie branche- en/of bedrijfsspecifieke kenmerken. Dit zijn de werkprocessen die je later terug wil zien tijdens demonstraties.
Advies; stel een business case op met voor jullie herkenbare data zoals artikelen, inkooporders, verkooporders, productieorders, verzendingen, enz. Zo kan je de verschillende applicaties goed vergelijken.
5. Potentiële aanbieders en software selecteren
Wij adviseren om gebruik te maken van standaard software waar dat mogelijk is. Bekijk welke software er beschikbaar is voor jouw branche of specifieke behoefte. Het kan zijn dat software door meerdere leveranciers wordt aangeboden. Grotere softwareleveranciers werken vaak met een partnernetwerk. Partners zijn getraind om software aan klanten te leveren en implementeren.
Hou er rekening mee dat leveranciers van software andere belangen hebben dan jij. Het binnenhalen van een klant ontstaat er lange termijn business en we zien dat partijen alles uit de kast halen om potentiële klanten te overtuigen.
6. Demo’s bekijken
Zorg dat je leveranciers die een demo geven vooraf duidelijk vertelt wat jullie verwachtingen zijn. Je kan daarbij denken aan; wie er aanwezig zijn, het volgen van het script tijdens de demo en hoeveel tijd er beschikbaar is voor de demo.
Op deze manier hebben jullie een goede meetlat gecreëerd om aanbieders te vergelijken. Het kan naast het volgen van demo’s ook zinvol zijn om referenties en ervaringen bij andere bedrijven op te halen over de software en leverancier. Wil je een eerlijke referentie, zoek deze partijen dan zelf op.
Volgende stappen
Als jullie de keuze hebben gemaakt voor de software én de leverancier sta je voor de volgende stappen:
- Bepalen hoe de applicatie past in het applicatie landschap. Denk goed na over integraties.
- Stel een goed en compleet budget op voor het gehele project. Neem daarbij ook interne kosten mee.
- Zorg voor een goede overeenkomst met de softwareleverancier. Let op; de eerste offerte is vaak een te lage indicatie. Zorg voor een reële aanbieding.
- Maak een intern plan voor de implementatie inclusief inzet van jullie medewerkers.
- Denk na over een veranderplan om medewerkers tijden de reis mee te nemen in de verandering.
Met deze stappen selecteer je de software dat het beste past bij het bedrijf. Veel succes!
Wanneer je vragen hebt kan je mailen naar stayrelevant@digitalmotions.nl of ons bellen via +31850601414.